El formulario es el inicio del recorrido de contacto
Al plantear el diseño de páginas web para empresas, dedica una parte del proyecto a concretar qué debería ocurrir después de pulsar «Enviar». Además de revisar el formulario, define cómo esperas recibir la solicitud y quién debería atenderla.
Antes de elegir una solución técnica, responde a cuatro preguntas: qué consulta llega, qué información necesita tu equipo, dónde debe recibirse y quién se hace cargo. Dibuja después un recorrido sencillo: formulario, envío de datos, recepción en el CRM y revisión comercial.
Utiliza ese mapa como propuesta de trabajo, no como una conexión ya resuelta. Para cada paso, anota el resultado esperado y la persona que lo comprobará. Si necesitas varios formularios, prepara un recorrido para cada uno y señala qué partes te gustaría compartir. Deja la elección de herramientas para cuando hayas concretado estas decisiones.
Qué datos pedir y cómo relacionarlos con el CRM
Empieza por la conversación que quieres iniciar. ¿Tu equipo necesita responder una duda, preparar una reunión o estudiar una petición de presupuesto? Revisa cada campo desde esa necesidad y pregunta para qué se utilizará.
Como ejercicio, valora si bastaría con un medio de contacto y una descripción de la consulta. Después decide si interesa añadir el servicio solicitado, la empresa u otro dato relacionado con la primera respuesta. Evita añadir campos solo porque aparezcan en otros formularios.
Prepara una ficha de correspondencias entre la web y el CRM. Para cada campo, recoge:
- El nombre que verá quien rellene el formulario.
- La información que esperas recibir.
- El campo de destino propuesto dentro del CRM.
- El uso que hará de ese dato la persona responsable.
Completa la ficha con un ejemplo de consulta ficticia. Si propones un selector de servicios, escribe las opciones que quieres mostrar y pregunta con qué valores se corresponderían en el CRM. Pide que se revise esa correspondencia antes de aprobar los campos.
Acuerda también qué información pedir desde el principio y qué preferís ampliar durante la conversación. Si quieres conservar el origen de la solicitud, especifica qué dato interesa registrar y pide que se valore cómo recogerlo y comprobarlo. No des por resuelto ese seguimiento por haber conectado el formulario.
Dónde llega la solicitud y quién la recibe
Describe el destino esperado con suficiente detalle para poder revisarlo después. En lugar de escribir únicamente «enviar al CRM», indica dónde debería localizar el equipo la consulta y cómo debería reconocer que está pendiente de revisión.
Asigna una persona o equipo para esa primera revisión. Si tienes formularios de contacto general, solicitudes de presupuesto y consultas sobre servicios distintos, decide si todos deberían llegar al mismo destino o seguir recorridos separados.
Acuerda una primera acción concreta, como revisar el mensaje y asignarlo a la persona adecuada. Define también cómo quieres dejar constancia de esa revisión. Para este proyecto, céntrate en la recepción del contacto, sin intentar resolver a la vez todo el proceso comercial.
En su servicio de Crecimiento Digital, WeLoveWeb define etapas del pipeline, reglas de lead scoring y automatizaciones de nurturing y seguimiento. Si necesitas ese trabajo, diferencia qué parte quieres abordar ahora y cuál prefieres reservar para otra fase.
Qué revisar para valorar la viabilidad de la integración
Antes de cerrar el alcance de una web corporativa con CRM, identifica el formulario, la plataforma web y el CRM que quieres utilizar. Comparte sus nombres y el recorrido propuesto con quien vaya a estudiar la conexión.
WeLoveWeb contempla APIs y webhooks dentro de su oferta de automatización. Para tu proyecto, pide que se revise qué vía de conexión resulta viable y qué condiciones habría que resolver antes de implementarla.
Prepara estas preguntas para concretar la propuesta:
- ¿Qué herramientas intervendrían entre el formulario y el CRM?
- ¿Qué accesos habría que preparar y quién los gestionaría?
- ¿Qué campos y destinos se han contemplado?
- ¿Cómo se comprobaría la recepción de una consulta?
- ¿Qué procedimiento se propone ante una incidencia?
Solicita un alcance separado para el trabajo del formulario, la integración y las automatizaciones adicionales. Pide también que se detalle si se contrata mantenimiento posterior y qué tareas abarcaría. No des por incluidas estas actuaciones por contratar el diseño de la web. Si una parte queda para más adelante, deja anotado qué se entregará en esta fase y qué decisión seguirá pendiente.
Cómo comprobar el recorrido antes del lanzamiento
Prepara las comprobaciones junto con la definición funcional. Para cada prueba, escribe una acción, un resultado esperado y una persona encargada de confirmarlo. Utiliza consultas de prueba preparadas para este fin.
Como lista inicial, plantea estas comprobaciones y ajústalas al alcance contratado:
- Rellenar el formulario desde los dispositivos contemplados y revisar la interacción.
- Enviar una consulta y comprobar el mensaje mostrado en la web.
- Localizar la solicitud en el destino acordado dentro del CRM.
- Comparar los campos enviados con la información recibida.
- Pedir al responsable comercial que revise si puede entender la consulta y actuar sobre ella.
- Comprobar los avisos y el tratamiento de incidencias que se hayan incluido.
Si hay varios destinos, prepara un envío para cada recorrido previsto. Por ejemplo, utiliza una consulta ficticia por servicio y comprueba su recepción con el equipo correspondiente. Anota qué formulario y qué opciones has utilizado para poder repetir la misma comprobación.
Para cada incidencia, anota qué ha ocurrido, qué corrección se propone y quién repetirá la prueba. Incluye también el procedimiento que seguirá el equipo si detecta una solicitud que no aparece donde esperaba.
Valida el recorrido completo acordado, no solo el aspecto del formulario. Antes de dar por cerrada la revisión, pide confirmación tanto de la parte técnica como de la persona que recibirá las consultas.
Preguntas frecuentes sobre formularios y CRM
¿Se puede conectar cualquier formulario con cualquier CRM?
No lo des por hecho al preparar el proyecto. Solicita una revisión de las herramientas implicadas y de las vías de conexión disponibles. Cierra el alcance cuando se haya concretado qué recorrido se propone implementar y cómo se comprobará.
¿Hay que automatizar todo el seguimiento desde el principio?
Puedes plantear una primera fase centrada en recibir y revisar las solicitudes. Después, valora qué acciones de seguimiento quieres automatizar. Pide que cada automatización tenga un objetivo, un responsable y una comprobación definidos.
¿Cómo conviene evaluar las solicitudes recibidas?
Separa en tu seguimiento los envíos del formulario, las consultas revisadas y las ventas confirmadas. Acuerda qué criterio utilizarás para cada paso, en lugar de contar todas las solicitudes como clientes conseguidos.
¿Qué debería pedir antes de contratar?
Pide una descripción del recorrido, los campos y destinos previstos, los responsables y las pruebas. Solicita además un desglose de tareas incluidas, dependencias por resolver y trabajo posterior que requeriría otro alcance.
Concreta el recorrido que necesita tu próxima web
Para preparar la conversación, reúne los formularios que necesitas, el CRM que utilizas y un ejemplo de consulta. Explica quién debería recibirla y qué información necesitaría para responder.
WeLoveWeb ofrece diseño y desarrollo de webs corporativas. Consulta la propuesta de diseño y desarrollo de webs para empresas. En Crecimiento Digital, WeLoveWeb conecta formularios, CRM y fuentes de leads. Para concretar esa parte del proyecto, consulta el servicio orientado a conectar web, CRM y proceso comercial. Plantea tu recorrido y pide que se valore la integración antes de concretar las tareas del proyecto.
